Utiliser les thèmes documentaires et sa carte de visite
Appliquer une arborescence type à un espace, et partager sa carte de visite numérique.
Deux outils complètent la gestion documentaire : les thèmes, qui évitent de recréer la même arborescence à chaque événement, et la carte de visite, qui se partage à l'extérieur.
Les thèmes documentaires
Un thème décrit une structure de dossiers type. Il se gère depuis le menu Thèmes, dans la section Documents.
Une fois le thème créé, il s'applique à l'espace d'un événement en une opération : les dossiers sont créés d'un coup, prêts à recevoir les fichiers.
C'est utile quand vos prestations se ressemblent : un mariage, un séminaire et un cocktail n'ont pas les mêmes pièces, mais deux mariages, si.
Sa carte de visite numérique
Le menu Ma vCard génère une carte de visite partageable, avec un QR code. Elle reprend les informations de votre compte et celles de votre organisation.
Elle sert sur le terrain : un client ou un partenaire scanne le code et enregistre vos coordonnées sans les recopier.